Wie gestalte ich ein virtuelles Meeting im Homeoffice?
An einem Meeting haben alle schon einmal teilgenommen, man kennt den Ablauf: Die Kolleg*innen treffen sich in einem Sitzungszimmer und besprechen die nächsten Schritte und Herausforderungen im Projektablauf. Trotz dieses eigentlich klaren Zwecks haben Meetings in der Regel einen schlechten Ruf. Oftmals werden sie als unproduktiv wahrgenommen, was mehrere Gründe haben kann: Das Ziel wurde nicht genau definiert, nicht alle Teilnehmer*innen haben sich ausreichend vorbereitet, oder es gibt zum gleichen Projekt zu viele Sitzungen in zu kurzen Abständen. Zur Ehrenrettung von Meetings muss man andererseits anmerken, dass sie natürlich ihre Daseinsberechtigung haben, sofern sie sauber vorbereitet und effizient durchgeführt werden. Wenn alle Teilnehmer*innen die Themen der Agenda kennen und sie nach der vereinbarten Zeitdauer den Sitzungsraum up to date wieder verlassen, ist ein Meeting durchaus ein Gewinn.
Doch wie gelingt ein Meeting, an dem Kolleg*innen remote teilnehmen?
Der Lockdown im Frühling 2020 und überhaupt die Coronavirus-Pandemie haben eindrücklich gezeigt, wie virtuelle Meetings, an denen remote – also aus der Ferne – teilgenommen wird, im Geschäftsalltag Einzug gehalten haben. Dabei gilt natürlich im Grundsatz dasselbe wie für ein Meeting in Präsenz: Die Agenda muss klar sein, die Teilnehmer*innen müssen sich vorbereiten. Darüber hinaus stellen sich bei virtuellen Meetings allerdings zusätzliche Herausforderungen.
Damit solche Meetings gelingen, gilt es, eine wichtige Grundregel zu beachten:
Sobald auch nur eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer sich per Videokonferenz zuschalten will, sollten dies alle Teilnehmer*innen tun. In diesem Fall findet das Meeting komplett ohne physische Präsenz statt. Von Mischformen – teils vor Ort, teils im Netz – ist dringend abzuraten.
Warum? Stellen Sie sich vor, neun von zehn Sitzungsteilnehmer*innen müssen sich im Meeting-Raum ein Notebook mit Mikrofon und Kamera teilen, nur damit eine Person, die zum Beispiel von zu Hause aus teilnimmt, alle anderen hört und sieht. Ein Ding der Unmöglichkeit: Die Kamera erfasst nur eine oder wenige Personen, und die Entfernung zum Mikrofon führt zu Problemen bei der Tonübertragung – ganz zu schweigen von technisch bedingten Unterbrechungen und menschlich verursachten Nebengeräuschen. Was zur Folge hat, dass sich nur jene gut hören und sehen, die im selben Raum versammelt sind. Ein Nachteil für die per Videokonferenz Teilnehmenden, die vieles nicht mitbekommen – gerade auch die nonverbale Kommunikation. Meetings tendieren unter diesen Umständen dazu, sich in die Länge zu ziehen. Und die technischen Hürden wie Echos, abgehackte Sätze und zu leise Sprechende beginnen die Teilnehmer*innen früher oder später zu nerven.
Neben dem Grundsatz, dass auf hybride Meetings mit Vor-Ort- und gleichzeitiger Im-Netz-Präsenz zu verzichten ist, gibt es weitere Erfolgsfaktoren für gelingende virtuelle Meetings:
10 praktische Tipps für gelingende virtuelle Meetings
1. Rufen Sie Ihre Kolleg*innen nur dann zu einem Meeting im Cyberspace zusammen, wenn es wirklich nötig ist. Ein unnützes Meeting ist ein schlechtes Meeting – auch wenn man nicht «anreisen» muss.
2. Halten Sie vorab klar fest, welches die Themen und Ziele des Meetings sind und wie lang die virtuelle Konferenz dauern wird, damit alle rechtzeitig wieder «gehen» können.
3. Bereiten Sie sich selbst gut auf das Meeting vor. Sie tun damit sich und allen anderen Teilnehmer*innen einen Gefallen. Dazu gehört auch die Technik: Ist der Akku Ihres Notebooks voll, und sind Sie online? Funktioniert der Einladungslink zur Videokonferenz, und haben Sie die nötige Software installiert?
4. Sorgen Sie bei sich im Homeoffice – oder wo auch immer Sie sich einloggen – für eine ruhige Umgebung mit wenig Hintergrundgeräuschen.
5. Tragen Sie während der Videokonferenz Kopfhörer mit eingebautem Mikrofon. Damit lassen sich die unvermeidlichen Hintergrundgeräusche ausblenden.
6. Schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie nicht am Sprechen sind. Diese Regel sollte für alle Teilnehmer*innen gelten und kann bei der Begrüssung erwähnt werden.
7. Sprechen Sie nur, wenn niemand anderes spricht. Diskussionen sind nur möglich, wenn alle abwarten, bis die Vorrednerin oder der Vorredner mit den Ausführungen fertig ist.
8. Sorgen Sie dafür, dass man Sie gut sieht. Das Licht sollte von oben oder von der Seite kommen. Gegenlicht ist schlecht: Mit einem Fenster im Rücken nimmt man Sie nur als Silhouette wahr. Achten Sie zudem darauf, dass sie ganz im Bild sind und die Kamera sich auf Augenhöhe befindet.
9. Wählen Sie Ihre Garderobe bewusst. Tragen Sie dem Business-Umfeld entsprechende Kleidung. Auch im Homeoffice gibt es einen Dresscode – und dieser lautet nicht Homedress!
10. Falls das Meeting aufgezeichnet wird (z. B. für die Erstellung eines Protokolls), weisen Sie die Teilnehmer*innen darauf hin. Löschen Sie die Aufnahme, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
Autor: CH Media