Collaboration Tools erleichtern das digitale Arbeitsleben

Die sinkenden Fall- und die steigenden Impfzahlen lassen im Corona-Regime immer mehr Lockerungen zu. So wurde Ende Mai die Homeoffice-Pflicht aufgehoben für Betriebe, die regelmässig testen. Auch Co-Working-Spaces (Story hier) wie Office LAB mit Standorten in Baden und Spreitenbach werben für «The post-Covid workplace», also sichere Arbeitsplätze mit sozialem Austausch. Andererseits lädt die Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW im Juli zum Online-Fachseminar «Homeoffice – vom notwendigen Ausprobieren zur organisationalen Veränderung». Bereits im ersten Pandemie-Jahr wimmelte es von wissenschaftlichen Studien und Expert*innen-Interviews, die eine nachhaltige Veränderung der Arbeitswelt voraussagten. Ein Beispiel unter vielen: Im August 2020 sagte die Arbeits- und Organisationspsychologin Sylvia Manchen Spörri in einem Blog: «Gemäss verschiedenen Studien wünschen bis zu 80% der Arbeitnehmenden weiterhin, mindestens teilweise, im Homeoffice zu arbeiten.»

Steile Lernkurve seit verordnetem Homeoffice

Wenn Ort und Zeit der Arbeit immer flexibler werden, braucht es digitale Tools, welche die Zusammenarbeit erleichtern. Viele Arbeitnehmende sind seit dem ersten Lockdown diesbezüglich ins kalte Wasser geworfen worden und mussten entweder damit klarkommen, was die Firma oder Kunden vorgaben oder ausprobieren, welche virtuellen Werkzeuge ihnen am besten passen. Trial and error, also Versuch und Irrtum waren angesagt, und bei vielen dürfte die Lernkurve steil gewesen sein. Auf der anderen Seite kamen neue Angebote auf den Markt oder bestehende Tools aufgrund des plötzlichen Nachfrageanstiegs stärker weiterentwickelt.

Einen guten Überblick über zahlreiche Tools bietet das Schweizer Portal Vitamin B. Die Liste der digitalen Tools ist umfassend, strukturiert und verlinkt. Im Folgenden seien einige Beispiele hervorgehoben – nicht zuletzt, um zeigen, dass es neben den bekannten Software-Anbietern auch interessante Alternativen gibt.

Tools für Kommunikation und Arbeitsplanung: Weitverbreitet dürfte Microsoft Teams sein, das verschiedene aus Office 365 bekannte Anwendungen integriert. Teams kann Organisationseinheiten von Unternehmen abbilden: Die verschiedenen Abteilungen bilden eigene Teams. Diese können chatten, im Kalender Besprechungen planen und via Videocall abhalten, eine Dateiablage teilen u.v.m. Ebenfalls Mitarbeitende als Team zusammen bringt die Messaging-App Slack, dies in sogenannten Channels. Die Software verspricht, effizienter zu sein als E-Mail. Nach Boards (z.B. für Projekte), Karten (z.B. für Aufgaben), Listen (z.B. für Workflows) und dem Menü (dem Verwaltungscenter) ist Trello aufgebaut.

Tools für die Terminplanung: Für diese spezifische Aufgabe kommt wohl vielen als erstes Doodle in den Sinn. Wer für mehrere Personen einen gemeinsamen Termin finden muss, ist damit gut bedient. Der/Die Organisator/-in erfasst seine/ihre Möglichkeiten und lädt die anderen per Link dazu ein, an der Gruppenumfrage teilzunehmen. Der Termin, der allen passt, kann mit dem Kalender synchronisiert werden. Doodle lässt sich auch mit Microsoft Teams verknüpfen. Sehr ähnlich funktioniert ein Tool, das wohl deshalb auch sehr ähnlich heisst, sich jedoch Datensparsamkeit und -schutz explizit auf die Fahne schreibt: Nuudel. Teamup ist demgegenüber wie ein gemeinsamer Kalender aufgebaut.

Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten: Google ist nicht nur eine Suchmaschine oder ein E-Mail-Dienst (Gmail), sondern auch ein Cloud-Speicher (Google Drive) für die Ablage von z.B. Textdateien (Google Docs), an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. OneNote heisst das digitale Notizbuch von Microsoft, das auch in Teams integriert ist. Evernote ist ebenfalls dafür geeignet, Ideen festzuhalten und schnell wiederzufinden – inklusive Anbindung an Teams, Outlook, Gmail, Google Drive und Slack. Für den Versand grosser Dateien wie Fotosammlungen und Videos eignet sich beispielsweise WeTransfer – oder Swiss Transfer mit Datenspeicherung in der Schweiz. Beide Dienste sind nur für das kurzfristige Filehosting bzw. eben für den Datentransfer gedacht.

Tools für die Datenablage: Die Tech-Giganten Google und Microsoft bieten mit Google Drive und Microsoft OneDrive Cloud-Speicherplatz an, der bis zu einer gewissen Datenmenge gratis ist. Abgesehen davon ist Dropbox ein beliebtes alternatives Tool, das sich allerdings sowohl mit Google (für die Bearbeitung von Google Docs etc.) als auch mit Microsoft (für die Bearbeitung von Office-Dokumenten) und darüber hinaus mit Slack, Trello oder Zoom verknüpfen lässt. Auch Adobe mit seinen bekannten Apps Acrobat (PDF) und Photoshop (Grafik-Design) hat mit der Creative Cloud einen eigenen Speicherdienst im Angebot.

Tools für Videokonferenzen: Viele Tausende Mails dürften in den vergangenen Monaten verschickt worden sein mit der Frage: Welche Software wollen wir für unsere Videokonferenz nutzen? Die Antwort dürfte in vielen Fällen gelautet haben: Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex oder Google Hangouts. Als besonders datenschutzfreundlich wird die kostenlose Open-Source-Software Jitsi Meet eingestuft.

Weitere spezifische Tools: Mit Collaboration Tools lassen sich auch ganz spezifische Aufgaben erledigen wie Projektmanagement (z.B. mit Asana), Umfragen (z.B. Microsoft Forms, Google Formulare), Quiz (z.B. Kahoot), Brainstorming (z.B. Padlet) oder Erklärvideos (z.B. Loom).

Ausprobieren und vergleichen lohnt sich

Es lohnt sich, die verschiedenen Tools auszuprobieren und zu vergleichen. Ihre Funktionen überschneiden sich zum Teil, und viele lassen sich ineinander integrieren (so macht es zum Beispiel Sinn, dass am Ende einer Terminfindung der definitive Termin gleich in den Kalender übertragen wird). Zudem gibt es da und dort Gratisversionen und verschiedene Preispläne. Nicht zuletzt kann man mehr oder weniger entscheiden, wie viele Daten man preisgeben will (Registrationspflicht oder nicht) und wo diese Daten gehostet werden (Schweiz oder Ausland).

Oder wie es die Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW in einem Webbeitrag ausdrückt: «per se ist ein digitales Tool weder gut noch schlecht, es kommt auf den passenden Einsatz und eine sinnvolle Verwendung an. Hierfür ist ein bisschen Experimentierfreude von Nutzen». Und es sind folgende Tipps zu beachten:

Es muss nicht immer Video sein: «Der Videokanal ist vor allem wichtig, wenn man sich noch nicht kennt, wenn man potenziell kritische oder missverständliche Inhalte zu besprechen hat (z.B. Feedbackgespräche) oder wenn man sich wenig face-to-face sieht (wie in der jetzigen Situation). Wenn man aber sowieso regelmässig im Austausch ist, oder wenn es nur um eine kurze Sachinfo geht, dann reicht der Audiokanal.»

Das Rad nicht neu erfinden: UCC-Tools (Unified Communication & Collaboration) wie Teams vereinen verschiedene Kommunikationskanäle. «Besonders wichtig sind Absprachen, wofür man welches Tool verwendet: Was läuft weiter über E-Mail, was liegt auf dem bisherigen Server, was läuft über das UCC-Tool. Erfahrungsgemäss wird E-Mail nicht hinfällig, weil neue digitale Kommunikationstools eingeführt werden.»

Man muss nicht rund um die Uhr erreichbar sein: «Per Kalender oder auch per Statusanzeige im UCC-Tool (rot/grün etc.) kann man anderen signalisieren, wann man kontaktiert werden möchte und wann nicht. Für dieses Feature braucht es aber eine gemeinsame Abmachung, dass und wie man es nutzen möchte.»

Autor: CH Media